Die perfekte Präsentation - wie man schwere Fehler vermeidet!

von A. Untergasser
(Kontaktadresse und download unter www.untergasser.de/school/howto/praesentation.htm)
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Ich habe in den letzten Jahrzehnten schon viele Präsentationen gehalten und viele mehr gesehen. Ich bin bestimmt nicht der beste Präsentator, aber es ist erstaunlich, bei wie vielen Präsentationen selbst einfachste Grundregeln verletzt werden. Ich habe meine Erfahrungen im Bereich wissenschaftlicher Präsentationen gesammelt, falls euch etwas hier seltsam vorkommt und ihr das noch nie so gesehen habt, sprecht mit euerem Betreuer oder Kollegen - es kann sein, das es andere Fachcommunities anders handhaben.
Das Ziel einer jeden Präsentation sollte es sein, die Zuschauer zu begeistern. Das wird nicht immer zu erreichen sein, aber man sollte es wenigstens versuchen. Die folgenden Seiten sind als Anstoß gedacht. Das bedeutet, man sollte sie lesen und sich reflektiert dafür oder dagegen entscheiden. Eine herausragende Präsentation wird einige der hier angesprochenen Punkte nicht erfüllen, aber der Präsentierende wird auch wissen, weshalb er diese Punkte nicht wie hier genannt umsetzen möchte.

Aufbau einer Präsentation

Titelseite

Auf diese Seite gehören der Titel der Präsentation und der komplette Name. Sie wird gezeigt, bis die Präsentation beginnt, und stimmt die Zuschauer auf euere Präsentation ein.

Einleitung

Die Einleitung sollte 10-15% der Präsentationszeit einnehmen. Am Anfang sind die Leute noch dabei sich auf den Vortag einzustellen und arrangieren sich mit ihrem Nachbarn - sie sind nicht wirklich aufmerksam. Die Einleitung ermöglicht es ihnen, mit einem Ohr zuzuhören und das wichtige trotzdem mitzubekommen. Außerdem hat dieser Teil eine weitere wichtige Funktion. Er schlägt die Brücke von dem Allgemeinwissen (was jeder wissen sollte) zu dem Spezialwissen, worüber man in dem Vortrag spricht. Alles, was dazwischen liegt, sollte in der Einleitung in sehr kompakter Form vermittelt werden. Je mehr Vorwissen der Zuschauer hat, umso später wird es für ihn in während der Einleitung interessant.

Hauptteil

Der Hauptteil sollte 70-80% der Präsentationszeit einnehmen. Nun geht es um das eigentliche Thema. Wenn es sich anbietet, kann man diesen Teil wieder in einzelne Einheiten mit kurzer Einleitungsfolie, den Fakten und einer Zusammenfassungsfolie strukturieren. Man kann diese Einheit mit demselben Hintergrund ausstatten, dann wird diese Einteilung auch für das Publikum leicht sichtbar. Ein Vortragender sollte seine persönlichen Prioritäten setzen und sie den Zuhörern vermitteln. Der Zuschauer sollte außerdem immer wissen, ob es sich bei dem Präsentierten um Fakten und Versuchsergebnisse (die unumstößliche, indiskutable Wahrheiten sind) oder um die Meinung und Interpretationen des Präsentierenden handelt (der total falsch liegen kann). Die Zuschauer sind geübt, diese Unterscheidung zu machen, daher kann sie sehr subtil stattfinden, zum Beispiel durch die Art, wie man etwas sagt. Ein schwerer Fehler ist jedoch, die eigene Meinung als Fakten zu verkaufen, da es die Diskussion erschwert (es muss dann erst einmal geklärt werden, was die Fakten sind, bevor man über die Meinungen diskutieren kann).
Im Hauptteil kann man in einigen Abschnitten in das Detail gehen oder Spezialfälle behandeln. Wichtig ist, dass man nach diesen Spezialteilen wieder die Zuschauer, die nicht folgen konnten oder die eingeschlafen sind, einsammelt. Dazu sollte durch eine kleine Pause oder durch eine andere Betonung erkenntlich werden, dass nun ein neuer Abschnitt beginnt und es sich für die Zuhörer lohnt, wieder zuzuhören.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung sollte 10-15% der Präsentationszeit einnehmen. Hier wird das Wichtigste nochmal zusammengefasst, die sogenannte "Take-Home-Message". Der Präsentator sollte all das nochmals nennen, von dem er annimmt, dass es sich die Zuhörer für immer merken sollten - selbst wenn sie alles andere vergessen. Er kann hier ein letztes Mal seine Prioritäten dem Zuschauer vermitteln.

Letzte Folie

Auf dieser Folie stellt man Beteiligte vor, dankt den Zuhörern oder signalisiert in irgendeiner Form, dass man nun bereit ist, Fragen zu beantworten. Damit wissen die Zuhörer, dass die Präsentation vorbei ist. Ein Satz wie: "Ich danke für ihre Aufmerksamkeit und beantworte jetzt gerne ihre Fragen." Setzt einen Schlusspunkt und beendet jede Präsentation optimal.

Gestaltung der Präsentation

Folien

Das ist ebenfalls ein Thema in sich und es wird in den unterschiedlichen Fachcommunities verschieden gehandhabt. Sinnvoll ist ein einheitliches Design mit stimmigen, dezenten Farben zu wählen, die sich vom Hintergrund abheben. Es bietet sich an, das gesprochene Wort mit Bildern zu unterstützen. Wenn man also zum Beispiel über einen Gletschersee und dessen Nährstoffarmut spricht, kann man ein Bild eines solchen Sees zeigen. Das hilft den Zuschauern, sich diesen See vorzustellen und beantwortet schon viele Fragen. Aber Vorsicht: Jedes Element auf den Folien sollte eine Funktion haben und nicht unnötig sein. Also nicht die Präsentation mit lustigen Bildern vollstopfen, die nicht Wissen vermitteln.
Texte auf Folien sollten kurz, in Stichpunkten und auf keinem Fall in kompletten Sätzen formuliert sein. Als Faustregel gilt, Texte müssen beim darauf schauen erfasst werden können. Muss man anfangen zu lesen, hat man zu viel Text auf den Folien.
Hier hilft euch euer Betreuer, die richtige Menge an Text und Bildern zu finden.

Inhaltsangabe

Ein kontroverser Punkt. Die einen finden, dass es den Vortrag strukturiert und den Zuschauern erlaubt, sich auf die Themen einzustellen. Das Problem ist, dass es Zeit kostet, in der man über Interessantes reden kann. Die Zuschauer haben es außerdem in wenigen Minuten alles Selbst gesehen und es nimmt die Spannung. Bei einem Film macht man am Anfang ja auch keine Inhaltsangabe. Es kann bei Präsentationen sinnvoll sein, in denen die Zuschauer bestimmte Themen ungeduldig erwarten. Da bietet es sich an, ihnen am Anfang mitzuteilen, dass man erst über etwas anderes redet, bevor man zu ihrem Lieblingspunkt kommt. Ein kontroverser Punkt, den man auf jeden Fall mit seinem Betreuer besprechen sollte, wenn man sich unsicher ist.

Wiedereinstiegspunkte

In jeder Präsentation verliert man einige Zuhörer, teilweise, weil sie sich noch mit einem angesprochenen Punkt etwas länger beschäftigen oder abgelenkt werden. Es ist wichtig, Wiedereinstiegspunkte für diese Zuschauer einzubauen. Dort wird es ihnen ermöglicht, wieder in die Präsentation einzusteigen und dem Rest zu folgen. Wiedereinstiegspunkte können zum Beispiel eine etwas allgemeinere Folie, eine kurze Wiederholung oder eine Übersichtsfolie sein. Etwas, was ihnen ermöglicht, wieder in den Vortrag einzusteigen und dem Rest wieder zu folgen.

Quellen

Quellen müssen im Detail genannt sein. "Das Internet" oder "Wikipedia" ist genauso wenig eine Quellenangabe wie "Die Bücherei". Man muss den jeweiligen Artikel (auch in der Wikipedia) oder das Buch nennen. Es bietet sich an, die Quellen schon während der Vorbereitung zu sammeln. Bei Bildern können die Quellen als Text unter dem Bild in kleiner Schrift angegeben werden, sonst als Folie am Ende. Auch hier gibt es verschiedene Sitten, je nach Fachgebiet.

Elementares zum Sprechen vor Publikum

Aufzeichnungen und andere Hilfen

Die besten Vorträge sind die, die frei gehalten werden ohne Skript oder Kärtchen in den Händen. Dabei merkt das Publikum nicht, dass der Präsentator irgendwelche Hilfsmittel hat, die ihn durch die Präsentation führen. Da die wenigsten Redner in der Lage sind, sich einen kompletten Vortrag zu merken (außer professionellen Rednern, die den gleichen Vortrag mehrere hundertmal halten), sollten wir die Hilfsmittel einmal beleuchten.
Die meisten Redner haben, auch wenn sie frei sprechen, ein Skript, was sie zu Begin des Vortrages an einer geeigneten Stelle ablegen. Für das Skript gilt, dass es nur Stichpunkte enthalten darf. Die geschriebene Sprache unterscheidet sich nämlich deutlich von der Sprache im Vortrag (idealerweise kurze Hauptsätze). Ein absolutes Ding der Unmöglichkeit ist es, den Vortrag vom Papier abzulesen. Der Sprecher verliert dabei den Kontakt zum Publikum und das Publikum fragt sich, warum er ihnen die Vorlage nicht einfach gibt, dann könnten sie nach Hause gehen. Wenn man schon nicht abliest, könnte man jedoch geneigt sein ein ausformuliertes Skript als Stütze zu nutzen, wenn man den Faden verliert. Eine gute Idee, die jedoch daran krankt, dass man in der Aufregung in einem ausformulierten Text nichts mehr findet, vor allem nicht diese Stelle, die man gerade benötigt. Man muss dann zu lange lesen und das Publikum merkt es und langweilt sich.
Das Skript sollte also nur Stichpunkte enthalten, eine vernünftige Schriftgröße besitzen und so strukturiert sein, dass man mit einem Blick erkennt, wo man sich befindet und den verlorenen Faden in wenigen Sekunden aufnimmt. Allein das Wissen, dass man sich jederzeit mit dem Skript retten könnte, reicht aus und man benötigt es nicht. Es ist wie das Rettungsboot in einem Ozeandampfer. Eine Ausnahme sind die ersten beiden Sätze, die man sich durchaus ausformuliert aufschreiben kann. Dann hat man sie am Anfang der Präsentation zur Hand, falls man zu aufgeregt ist, ab dann sollte es aber ohne Skript weiter gehen.
Manche Sprecher nutzen Kärtchen, um sich anhand dieser durch die Präsentation zu hangeln. Ich würde davon abstand nehmen, da sie die Hände blockieren und sich die meisten Redner daran festhalten, als wäre es das Seil, an dem sie über einem Abgrund hängen. Wenn es nicht anders geht, dann sind sie akzeptierte Hilfsmittel - aber besser ist es ohne sie!
Wer sich nun fragt, wie er die Präsentation stemmen soll, ohne auf das Skript oder Kärtchen zu schauen, hier ist der Trick: Man legt die Folien der Präsentation so an, dass sie einen an alle wichtigen Punkte erinnern - beziehungsweise merkt man sich anhand der Folien, was man sagen wollte. Die große Gefahr dabei ist, dass man nur auf seine Folien schaut und diese dem Publikum vorträgt. Das gilt es um jeden Fall zu vermeiden, da man dann dem Publikum den Rücken zuwendet, sehr wahrscheinlich zu viel Text auf den Folien ist und die Zuhörer den Eindruck bekommen, dass man seine eigene Präsentation auch zum ersten Mal sieht. Aus diesem Grund ist der Blick zu den Folien eigentlich verboten.
Der Trick ist es, nach einem Folienwechsel einen kurzen Blick (unter einer Sekunde) auf die Folie zu werfen. Es sollte nicht so wirken, als ob man die Folie liest, sondern als ob man kontrolliert, dass das Hilfspersonal die richtige Folie an die Wand wirft (was man unabhängig davon auch tun sollte, da manchmal eine Folie übersprungen wird). Dabei fällt einem wieder ein, was man sagen wollte, und falls nicht, hilft das Skript.

Vorbereitung

Es wird oft empfohlen, den Vortrag in der Vorbereitung auszuformulieren. Ich würde empfehlen, nur die Präsentation und das oben beschriebene, stichpunktartige Skript vorzubereiten. Formuliert man Sätze aus, tendiert man dazu, diese so zu nutzen und man stockt in der Präsentation, wenn einem nicht der genaue Wortlaut einfällt - dabei hätte jeder andere Satz den Inhalt genauso gut vermitteln können. Stehen die Stichpunkte und die Präsentation, so ist es absolut wichtig, den Vortrag 2-3 Mal zu halten, um ihn zu üben. Man sollte dabei laut vor sich hin sprechen (damit die Hirnteile üben, die man später auch in der Präsentation braucht) und überprüfen, ob die benötigte Zeit zu der Zeitvorgabe passt. Bei dem Vortrag selbst ist man meist 10-20% schneller, da man Sachen vergessen hat oder doch schneller geredet hat, als man sich vornimmt.

Körpersprache und Gestik

Während des Vortrages sollte man geradestehen und das Publikum in 95% der Zeit ansehen. Die Körpersprache und die Aussprache sollten vermitteln, dass man sich wohlfühlt und es einem Freude bereitet, das Publikum über dieses Thema zu informieren. Nur wenn man selbst begeistert wirkt, kann dieser Funken auch auf die Zuhörer überspringen (das ist das Ziel). Dafür muss man den Blickkontakt mit dem Publikum suchen. Wenn mehrere Hundert Zuschauer auf einen einschüchternd wirken sollten, sucht man sich fünf Personen aus dem Publikum heraus, die möglichst gleichmäßig im Publikum verteilt sind, und schaut diese immer im Wechsel an. Den Rest ignoriert man, sie werden es nicht merken. Gleiches gilt für Personen, die durch Lachen oder ihr Verhalten einen ablenken. Einfach nicht hinsehen.
Die Hände sollte man nutzen, um das durch Gesten zu unterstützen, was man grade sagt. Diese Gesten sind ein Thema für sich, werden aber von den meisten intuitiv beherrscht. Typische Beispiele sind Reden von Politikern, die das gezielt üben - oder stellt euch einen Italiener vor, die das auch in Perfektion können.
Es bietet sich an, während des Vortrages nicht angenagelt an einer Stelle stehen zu bleiben. Man kann von der einen Seite der Bühne zu der anderen gehen und dort die Zuschauer ansehen. Dadurch gibt man dem Vortrag Dynamik, aber es darf auf keinen Fall zu einer Sportübung werden oder ablenken, dann ist es besser, stehen zu bleiben.

Wiederholungen

Im Gegensatz zu geschriebenen Texten sind Wiederholungen in Präsentationen ein geeignetes Mittel, um das Wichtige von dem Unwichtigen zu unterscheiden. Es bietet sich an, die gleiche Aussage nochmals in anderen Worten wiederzugeben. Fall jemand Schwierigkeiten hatte, die erste Formulierung zu verstehen, so gelingt es ihm eventuell im zweiten Durchgang. Die Zuschauer empfinden das nicht als störend sondern nehmen es als bedeutend wahr und merken es sich bevorzugt.

Wichtiges betonen

Die Aussprache ist das wichtigste Werkzeug die Präsentation zu steuern. Generell sollte man nicht zu schnell sprechen, damit die Zuhörer folgen können und Zeit haben, das Gehörte zu verstehen und darüber nachzudenken, bevor es in der Präsentation weiter geht. Als Grundregel gilt: Je langsamer man spricht und je lauter und deutlicher man betont, umso bedeutender wird der vorgetragene Inhalt wahrgenommen. Nicht alles ist gleich wichtig. Durch seine Stimme sollte man dem Zuschauer die Möglichkeit geben, eine erste Unterscheidung vorzunehmen.

Fülllaute

Viele Sprecher sind vor der Masse an Zuschauern aufgeregt. Das zeigt sich daran, dass sie die Zeit, bis ihnen der nächste Satz einfällt, mit "äääh" oder Ähnlichem überbrücken. Andere neigen zu den immer gleichen Floskeln oder ähnlichen repetitiven Verhalten. Da sie so aufgeregt sind, fällt es ihnen meist nicht einmal selbst auf. Es lohnt sich, nach einer Präsentation Freunde zu fragen, ob sie etwas Derartiges festgestellt haben und sich dann Mühe zu geben, es abzustellen.
Die Ursache liegt auch in einer veränderten Zeitwahrnehmung. Einem Selbst kommt die Zeit bis zum nächsten Satz wie eine Unendlichkeit vor, jedoch dem Publikum nicht. Mann kann einfach still nachdenken, bis einem der Satz einfällt. Das Publikum wird nach meinen Erfahrungen erst nach Pausen von über 5 Sekunden aufmerksam und realisiert diese - bis dahin ist aber fast jedem eingefallen, was er sagen wollte.

Sachen vergessen

Keiner außer dem Vortragenden weis, wie die Präsentation geplant war. Wenn man etwas vergisst, werden sie nicht merken, dass da noch mehr geplant war. Also nicht sagen: "Was ich vergessen habe..." sondern besser einfach in der Präsentation zurückgehen und das Fehlende erklären. Das wirkt souverän und wie geplant. War es nicht wichtig, kann man es auch einfach weglassen und weitermachen.

Fehler übergehen

Gibt es irgendwelche Fehler oder technische Schwierigkeiten, sollte man mit ihnen souverän umgehen und sie wenn möglich ignorieren. Viele Zuschauer hören nur mit einem Ohr zu. Regt man sich auf, fängt an zu fluchen oder die Stimme zu erheben, so fällt es 80% der Zuschauer überhaupt erst auf. Macht man eine kurze Pause und behebt das Problem fällt es den meisten Zuschauern nicht auf oder sie denken es war Teil der Präsentation.

Beteiligung/Fragen der Zuschauer

Fragen an/aus dem Publikum sind gut geeignet, die Zuhörer zu aktivieren. Sie haben jedoch den Nachteil, dass meist die Zuhörer die Fragen oder Antworten aus dem Publikum nicht verstehen können. Aus diesem Grund sollte man die Frage nochmals kurz in eigenen Worten wiedergeben. Dadurch hören sie alle Zuhörer und ermöglicht es zusätzlich dem Fragensteller, den Vortragenden zu korrigieren, falls etwas falsch verstanden wurde. Außerdem hat das Publikum in der Regel kein großes Interesse an den Fragen anderer Zuhörer. Aus diesem Grund werden Fragen meist am Ende der Präsentation gestellt. Es bietet sich auch an den Zuhörern zusätzlich ein persönliches Gespräch nach dem Vortrag anzubieten, da sich manche nicht trauen, ihre Fragen vor allen Zuhörern zu stellen.

Generelles zu der Technik

Bilder

Möglichst angemessen groß und mit genügend Kontrast und Helligkeit. Beamer geben Bilder meist dunkler und kontrastärmer wieder als Computermonitore, was dazu führt, dass Bildstrukturen in dunklen Bereichen nicht gesehen werden können. Im Zweifel sollte man die Präsentation einmal auf einem Beamer bei Tageslicht üben und die Bilder dementsprechend anpassen.

Hintergrund

Einheitliche Hintergrundfolien mit wenig Struktur einsetzen. Keine auffälligen Bilder oder Grafiken nutzen. Der Hintergrund sollte möglichst einheitlich und unauffällig gestaltet sein, damit er nicht selbst zum Gegenstand der Präsentation wird oder ablenkt - im Idealfall sollte er keinem Zuschauer aufgefallen sein. Man kann zusammengehörende Folien mit dem gleichen Hintergrundbild ausstatten.

Effekte wie z. B. beim Überblenden der Folien

Keine Effekte, wie zum Beispiel wirbelnde Schriften oder einblätternde Folien, benutzen. Das machen nur Anfänger, die von der Überfülle der Möglichkeiten überrascht wurden. Im Vordergrund steht das Thema des Vortrags, nicht die Möglichkeiten von der Softwarelösung. Effekte lenken nur von dem Inhalt ab und werden meist in schlechten Vorträgen eingesetzt.

Texte und Überschriften

Hier gilt das Gleiche wie bei den Effekten. Nicht herein wirbeln oder von irgendwelchen Seiten einfliegen lassen. Das lenkt nur ab. Wie bereits gesagt: Texte sollten kurz und nicht in kompletten Sätzen formuliert sein. Als Faustregel gilt - Texte müssen beim darauf schauen erfasst werden können. Muss man lesen, hat man zu viel Text auf den Folien.

Tabellen und komplexe Grafiken

Große Tabellen sind in Präsentationen in der Regel fehl am Platz. Die Zuschauer brauchen zu lange, um sich in der Tabelle zurechtzufinden und wissen dann meist nicht, worauf sie achten sollen. Wenn Tabellen eingesetzt werden müssen, dann es wichtig, dass der Vortragende die Zuschauer durch die für ihn wichtigen Werte der Tabelle führt.

Anzahl der Folien

Als Faustregel gilt: Eine Folie pro Minute Vortrag rechnen. Werden Folien schnell aufgedeckt, wie z.B. wie bei dem Einblenden beschrieben, dann zählen diese natürlich als eine Folie.

Einblenden

Eine gute Methode, um Inhalte zu strukturieren, ist es die Punkte nacheinander aufzudecken. Es gibt zwei Möglichkeiten diesen Effekt zu erreichen. Man legt eine Folie fertig an, kopiert sie und löscht in den ersten Folien die Teile heraus, die nicht benötigt werden. Die andere Möglichkeit ist es, die Animationsfunktion zu nutzen. In beiden Fällen kann die Folie nach und nach aufgebaut werden.

Programm und Speichern

Man kann gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, sich über die am Vortragsort vorhandene Software zu informieren und die Kompartibilität mit der mitgebrachten Präsentation sicherzustellen.
Eine Präsentation darf keine mittels Links eingebundenen Bilder enthalten (da diese Links meist Probleme bereiten, also alles in die Datei einbetten, auch wenn sie dadurch groß wird). Die Datei ist meist einige Megabyte groß, wenn man ein paar Bilder nutzt. Ist sie kleiner, sollte man nochmal kontrollieren, dass auch wirklich alles eingebunden wurde.
Es ist ratsam, auch Schriften in die Präsentation einzubetten. Dazu bei "Save as..." die Fläche "Tools" neben "Save" wählen. Dort in "Save Options..." "Embed Fonds in File" aktivieren. Sonst kann es passieren, dass bestimmte Zeichen wie Umlaute oder griechische Zeichen nur als Kästchen dargestellt werden.
Neben der neusten Version sollte man seinen Vortrag auch immer im Format "Powerpoint 97-2003" abspeichern, welches von den meisten Programmen korrekt gelesen werden kann. Es kann passieren, dass auf dem Präsentationscomputer nicht die neuste Programmversion installiert ist, mit dieser Version der Datei kommt man dann weiter.
Um ganz sicher zugehen, kann man auch die Datei als *.pps (Powerpoint Show) speichern und sich den passenden Powerpoint Viewer mit speichern (http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=13). Dann ist man komplett unabhängig von der Software.

Danksagungen

Besonderer Dank gilt C. Gutt und J. Wagner für bereitstelle Materialien und konstruktive Diskussionen.